契約書をペーパーレスに!~月100件の契約改訂も楽に対応~

トリプルグッド行政書士法人 代表社員 特定行政書士
岸川 久美子先生 プロフィール

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岸川 久美子(きしかわ くみこ)
トリプルグッド行政書士法人 代表社員 特定行政書士。建設業、福祉サービスなどあらゆる許認可業務で中小企業の発展をサポートしている。行政書士試験合格前は、IT企業でシステムエンジニアをしていた過去を持つ。

 

オンライン上で契約書の締結ができるWebサービス「CLOUD SIGN(クラウドサイン)」のサービスが始まり、活用する会社も増えてきている。士業事務所としてどのような使い方をしているのかトリプルグッド行政書士法人代表社員 岸川久美子氏に話を聞いた。岸川氏は、IT企業に勤めていた経験を活かし、グループ内のIT化やシステムのクラウド化のチームを率いている。

トリプルグッドでは、顧問契約書をCLOUD SIGNで締結されているんですね。

はい。これまでは、紙の契約書を双方で保管する一般的な形を取っていました。税理士法人の契約改定は毎月100件近くあり、書面のチェックや保管、改定完了の確認などの総務業務が、顧問先が増える度にボリュームが増えてきました。押印書面の回収に時間の短縮、郵送コストの削減、事務処理の軽減を目的に、グループ全体でCLOUD SIGNを導入することに決めました。

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クラウド活用でストレスフリーな事務所に!~チャットワーク、MFクラウド会計で社長との心の距離もぐっと縮まります~

三宅伸税理士事務所 代表 税理士
三宅 伸先生 プロフィール

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三宅 伸(みやけ しん)
三宅伸税理士事務所 代表 税理士。大阪府立大学卒業。一般企業勤務を経て大阪の税理士法人で法人、個人の税務及び相続税務を担当。平成26年11月大阪堂島で独立開業。独立当初からMFクラウド会計、チャットワークを導入活用している。(http://miyake-tax.jp)

 

独立し1年半です。独立準備中に、士業ITアドバイザー協会の勉強会でクラウド会計「マネーフォワード」やビジネスコミュニケーションツール「チャットワーク」に出会いました。「会計業界が全く違ったものになる!」と大きな衝撃をうけるとともにチャンスを感じました。

チャットワーク導入による、お客様の反応はいかがですか?

独立後最初に顧問契約いただいたのは70代の社長でした。職人肌の社長はお会いしてお話しする以外のコミュニケーションツールは電話とFAXでした。メールアドレスはお持ちですが、メールでのやり取りは一度もありません。メールが使えないのは不便でした。チャットワークならご利用いただけるかもと思い、「社長、便利なメールみたいなものがあるので試しませんか?」と社長のパソコンの’お気入り’にチャットワークを登録させていただきました。その場で2、3回やり取りをしました。早速その夜社長からチャットで質問が送られてきたのです。メールが苦手な方でもチャットワークはお使いいただけるのだと確信しました。
その後は頻繁にチャットをいただくようになりました。今までこんなにも伺えていなかったことがあったのかと、申し訳なく思いました。またチャットワークで社長との心の距離がぐっと近くなったと感じました。

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面倒な契約書締結の手間を省く!~顧問先との契約をオンラインで済ませる弁護士~

弁護士法人ファースト法律事務所 弁護士
藤井 総先生 プロフィール

プロフィール写真

藤井 総(ふじい そう)
弁護士。05年司法試験合格。06年慶應義塾大学法学部法律学科卒業。07年弁護士登録。
運営サイト「IT弁護士.com」(http://itbengoshi.com)

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「世界を便利にするサービスを生み出すIT企業をサポートする」ことを使命(ミッション)に掲げ、IT企業に特化したリーガルサービスを提供している藤井総(ふじいそう)弁護士。藤井弁護士が活用するITツールは、チャットだけではない。なんと、顧問先と顧問契約を締結するにあたり、ITツールを活用してオンラインで済ませているそうだ。

CLOUD SIGNのサービスと、そのメリットとは。

藤井弁護士が活用しているのは、オンライン上で契約書の締結を完結させるWebサービス「CLOUD SIGN(クラウドサイン)」だ。契約書の締結というと、紙の契約書を二部印刷し、押印して相手に郵送し、相手にも押印してもらって一部を返送してもらい、ようやく完了となる。地味に面倒な作業だ。しかも、世界中を旅しながら仕事をしている藤井弁護士にとって、紙や場所に縛られるこの作業は厄介なものだった。「CLOUDSIGNを使うようになって、いつでもどこでも、顧問先と契約書を締結できるようになりました。それに、契約書の締結が何クリックかの作業で済むので、手間も断然省けるようになりました。」

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クラウド型 マインドマップ「Mind Meister」~直観的にアイディアを可視化できるツール~

セントラル社会保険労務士法人 代表社員
株式会社HRアセスト 代表取締役
井下 英誉先生 プロフィール

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井下 英誉(いのした ひでのり)
社会保険労務士。1995年早稲田大学社会科学部卒業。同年、社会保険労務士資格取得。2001年労務プランニング井下事務所開設。2014年セントラル社会保険労務士法人へ組織変更。代表社員就任。同年、株式会社HRアセスト設立。

 

社会保険労務士の井下英誉氏は、士業ITアドバイザー協会に所属している数少ない社会保険労務士である。同氏は経営者として代表社員(セントラル社会保険労務士法人)と代表取締役(株式会社HRアセスト)の2つの顔を持っている。HRアセストは、2014年11月に同じ志を持った仲間の社会保険労務士1名と設立した。事業は採用、メンタルヘルス、組織づくり等のコンサルティングから運用支援までを手掛けている。2人はそれぞれ別々の社会保険労務士事務所を経営しているため、普段は別の場所で仕事をしており、直接会っての打ち合わせは週1回、2~3時間程度だという。そのため設立当初からチャットワークやGoogleAppsを導入して情報の共有やコミュニケーションを図っていた。クレド経営を実践している同社のバリューにも「IT活用」が入っており、積極的にクラウドサービスを活用している。

Mind Meisterとはどのようなクラウドサービスですか?

クラウド型のマインドマップです。皆さんもマインドマップはご存じだと思いますが、MindMeisterは手で書いていたマインドマップをそのまま電子化したイメージです。使い方も直観的なので、手書きと変わらずどんどんイメージが膨らんでいきます。また、クラウド型ですのでチームメンバー同士でリアルタイムでのマップの作成・編集が可能です。もちろん、スマートフォンでの作成・編集も簡単にできます。無料版(マップ数の上限は3つ)がありますので、会員登録をすればすぐに使えます。

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クラウドを使ってマイナンバーの実務を 安心・安全・簡単に行う!~クラウドマイナンバーサービスを使って、士業がマイナンバーを取り扱うリスクを回避~

トリプルグッド社会保険労務士法人 代表社員 特定社会保険労務士
市南 良洋先生 プロフィール

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市南 良洋(いちみなみ よしひろ)
労働環境整備や人材採用、労務トラブル対策まで、中小企業の労働環境に精通した社会保険労務士。給与計算などのアウトソーシング業務や助成金の申請代行をはじめとして、顧客企業の人事・労務に関するさまざまな経営課題や組織づくりに至るまで幅広く支援している。「マイナンバーの実務が安心・安全・簡単にスイスイできる本」の執筆にも参加。

マイナンバー本
2016年マイナンバー制度がいよいよスタートした。顧客から回収したマイナンバーをどう管理していくか、まだ決めかねている士業も多いだろう。トリプルグッドグループではクラウドマイナンバーシステムを導入している。どのような活用をしているのか、トリプルグッド社会保険労務士法人代表の市南氏に聞いた。

トリプルグッドでは、マイナンバー管理にクラウドサービスを導入されているんですね。

はい、MFクラウドマイナンバーを利用しています。従業員全員のマイナンバーを、こちらのサービスを利用し回収しました。従業員にはシステムからメールが送られ、送られて来たメールの案内に沿って、スマホでマイナンバーを入力すれば回収が完了する仕組みです。もちろん、パソコンからの入力も可能です。

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チャットを使って受注率を上げる!~見込顧客への営業にチャットを活用する弁護士~

弁護士法人ファースト法律事務所 弁護士
藤井 総先生 プロフィール

プロフィール写真

藤井 総(ふじい そう)
弁護士。05年司法試験合格。06年慶應義塾大学法学部法律学科卒業。07年弁護士登録。
運営サイト「IT弁護士.com」(http://itbengoshi.com)

「世界を便利にするサービスを生み出すIT企業をサポートする」ことを使命(ミッション)に掲げ、IT企業に特化したリーガルサービスを提供している藤井総(ふじいそう)弁護士。ChatWork株式会社が提供するクラウド型ビジネスチャットツール「チャットワーク」を顧客とのやり取りに導入する士業は、最近急増している。その中で、契約段階にない見込顧客へのセールスにチャットワークを活用している藤井弁護士の取り組みは、驚くべきほどに先端的だ。

士業がセールスにおいてチャットワークを使うメリットとは。

セールスの場面でチャットワークを使うことに、どんなメリットがあるのか。藤井弁護士によれば、契約後のサービスを先行して体験できることがメリットとのことである。たしかに、専門家のサービスは目に見えず、実際に体験しないと、良し悪しは分からない。サービスの範囲はどこまでか、料金体系はどうなっているのか。そういった問い合わせ段階での質問に、わかりやすくレスポンスよく返事をしてもらえたならば、契約した後の相談でも、同じように対応してもらえるだろう、と安心して契約ができそうだ。
また、藤井弁護士は、グループチャットを作って、担当者だけでなく、後ろに控えた決裁者もグループに入ってもらうとのことである。それならば、決裁者に直接アプローチができるので、話も早く進みそうだ。

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高度情報社会における「個人情報保護対策」~IT・クラウド化で士業が果たす役割~

弁護士法人アルテ代表 弁護士。
中西 優一郎先生 プロフィール

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中西 優一郎(なかにし ゆういちろう)
東京大学法学部卒。東京の外資系法律事務所に勤務し、渉外弁護士として、労働、コーポレート/M&A、ファイナンス等の企業法務に従事。2012年に兵庫県にて開業。2014年に法人化し、弁護士法人アルテの代表に就任。

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2016年1月から、マイナンバー制度が開始された。マイナンバーの不正な取扱いは罰則が強化されており、情報セキュリティがより重要となる。
弁護士法人アルテの代表中西優一郎弁護士は、全国各地で、情報セキュリティに関するコンサルティング、講演や企業内研修を実施している。2015年11月に、「マイナンバー制度と個人情報保護対策の実務」(日本能率協会マネジメントセンター)を上梓。
士業が、企業に対し、どのように個人情報保護をサポートすれば良いか。その取り組みを紹介してもらった。

企業の個人情報保護に関して、士業の役割は?

個人情報を記録したノートパソコン、USBメモリの紛失や不正アクセスなど、企業による個人情報の漏洩事故は依然として後を絶ちません。ひとたび事故が発生してしまうと、漏洩された個人に多大な迷惑をかけるのはもちろんのこと、情報管理がずさんな企業として社会的な信用を失うことになります。
このような事故が発生しないよう、企業のリスクマネジメントに関する実践的なアドバイスが士業には求められます。

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士業がすべきマイナンバー制度対策と、対応に伴うサービス選択~IT ・クラウドの情報共有による管理体制の構築~

パワーコンテンツジャパン株式会社 代表取締役 行政書士
横須賀 輝尚先生 プロフィール

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横須賀 輝尚(よこすか てるひさ)
1979年埼玉県行田市生まれ。2003年に行政書士として独立。
日本最大級の士業向けの経営スクール「経営天才塾」を運営。著書20冊以上。

2016年1月より、いよいよマイナンバーの運用が始まる。士業はこの対応業務に最も近い存在であるため、この話題が尽きることはない。さらに、このマイナンバー法施行により、様々なビジネスチャンスが発生していることから注目を浴びている。このビジネスチャンスにいち早く仕掛けを打ったのが、日本最大級の士業向けの経営スクール「経営天才塾」を運営するパワーコンテンツジャパン株式会社代表取締役の横須賀輝尚氏。2015年10月に、パートナーの特定社会保険労務士馬塲亮治氏との共著で「士業・コンサルタントのためのマイナンバーで稼ぐ技術」(飛鳥新社)を上梓。このビジネスチャンスに、士業はどのように活かせば良いか。ITやクラウドはどのように考えれば良いかを解説してもらった。

全国各地の士業の対応はどのように行われているか?

多くの士業がその対応に追われています。実際のところは、ビジネスチャンスを活かすというより、事務所の対応が間に合っていないというのが現状です。クラウドやITツールを活用してマイナンバー管理をするのか、それともアナログで対応するのか、その判断に迷っているところも見受けられます。
困った問題としては、こうしたマイナンバー対応のため、海千山千の業者が高額なITシステムなどをこういう機会に売り込んでしまおう、と様々な企業や事務所がターゲットにされていることが挙げられます。これを機会にコピー機を買い換えましょう。そんな話も出ているくらいです。コピー機はデータを記録しますから、マイナンバーの記録が残ってしまいますよ、というような謳い文句です。

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オンラインでバックオフィス業務を支える クラウド士業サービス~Bizerを使ったサービス提供の活用事例~

村田光平税理士事務所
村田 光平先生 プロフィール

村田 光平(むらた プロフィール写真縮小こうへい)
公認会計士、税理士、行政書士。
05年公認会計士試験合格、監査法人にて5年勤務後10名規模の会社のバックオフィス業務を3年経験後独立、2013年村田光平税理士事務所開業。

 

ベンチャー企業に嬉しいクラウド士業サービスBizer(バイザー)をご存知だろうか。税理士・社労士・司法書士・行政書士・弁理士に何度でもオンライン相談でき月額2、980円という破格のサービスだ。Bizerでは、士業へのオンライン相談だけでなく、企業情報を入力する事で会社設立書類を自動作成する文書生成機能や、有料オプションでの決算申告書作成サービスや契約書作成サービスもあり、ベンチャー企業の税務や法務といったバックオフィス業務を支えている。
このBizerで公認会計士・税理士・行政書士のサービスを提供している村田光平氏にBizerの活用事例を聞いてみた。

村田氏はBizerでどのようなサービスを提供しているのか?

私は税理士・行政書士として会社設立に係わる税務・法務の相談への回答や、会社設立時の定款の電子認証を行っています。ちなみに定款の電子認証はBizerのユーザーさんには無料で提供しています。
その他に税務処理の相談や会計ソフトの入力方法、会社法関係で議事録の記載要件などの相談回答や、決算申告書作成や契約書レビューなど、かなり幅広い業務を行っています。

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複数のクラウドサービスを使いこなして、 複雑な業務を効率化 ~チャットワークなどのクラウドサービスが仕事を変える!~

GVA法律事務所 代表弁護士
山本 俊先生 プロフィール

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山本 俊(やまもと  しゅん)
GVA法律事務所 代表弁護士。
特に「ベンチャー企業」、「IT企業」、「東南アジアに進出する企業」「上場企業」「ベンチャーキャピタル」を中心に様々なクライアントに対応。また、海外展開をする企業を支援するため、2012年末にシンガポール外国法律事務所のライセンスを取得し、2014年にはマレーシア、インドネシア、シンガポールに弁護士を赴任させるなどアウトバウンドに対応できる体制作りに務める。

 

GVA法律事務所は、顧問先の約8割がIT関連企業ということもあり、チャットワークを活用し、主として社内コミュニケーションの活性化を図っている。顧問先や提携先士業とのコミュニケーションに活用するケースもある。

業務でチャットワークを利用されているとのことですが、具体的にはどのように使用されていますか?

成果物の内容を複数のメンバーで確認して品質を担保するダブル・チェック体制を敷いていますので、メンバー同士でのデータのやりとりが非常に多いのが特徴です。こういったデータのやりとりをサーバーのフォルダやメールで行うのはとても非効率ですが、チャットワークであれば、メンバー同士のファイル共有を効率的に行うことができます。
また、メンバー同士の伝達事項などもチャットワーク上で行っています。データとして残りますので、備忘録としても使うことができます。その延長で、簡単な内容であればチャットワーク上で会議を行うこともできます。メールとは異なりリアルタイムのレスポンスが期待できるので、特に不自由することもありません。

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